Es una actividad antigua como la estructura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios.
El uso de del ordenador en la gestión documental se inicia en la practica a partir de la experiencia de la grandes bibliotecas nacionales anglofonas, la biblioteca del congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC o catalogacion legible por maquina para sus de bases de datos.
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